Claves para aumentar la productividad en la oficina

El estrés nos acecha prácticamente a diario: trabajo, familia…son muchos los asuntos que día a día están en nuestra mente, incluso llegando a afectar a la jornada laboral. La organización es uno de los puntos clave, pero existen otras reglas para conseguir aumentar la productividad en la oficina.

Planificación. Es un aspecto clave en el día a día. Es la única manera de controlar aquellas tareas que hacemos durante la jornada laboral, por lo que es esencial realizar un listado de las mismas y de los objetivos que deben cumplirse, además de priorizar en función de la entrega y la dificultad. Trabajar primero en las funciones difíciles es positivo, ya que la capacidad de resolución es más rápida que al final de la jornada, cuando el organismo está cansado física y mentalmente. Es clave establecer un tiempo orientativo para cada petición, con el fin de revisar el ritmo de trabajo y adecuar nuestro calendario si es necesario.

Si se produce una interrupción de la tarea, apuntar el trabajo que se estaba realizando es el mejor método para retomarlo justo donde quedó.

Descansos. Es imposible aumentar la productividad si no se realizan pequeñas pausas para desconectar. De esta manera se logra eliminar la sensación de continuo trabajo y, por tanto, del estrés en la oficina.
Horario. Quizá este es uno de los puntos más importantes y difíciles de cumplir. Se debe establecer un horario de atención al cliente y evitar atender llamadas o correos fuera de él, salvo en casos excepcionales. El motivo es sencillo; por una parte, el ritmo de trabajo en la oficina se verá ralentizado; y por otra, cuando las labores continúan fuera, el cerebro no es capaz de desconectar, lo que acaba provocando problemas de salud. En países como Francia, el derecho a la desconexión digital ya se recoge por ley desde el pasado año, y en algunas empresas españolas está determinado en el convenio colectivo el derecho de los trabajadores a no responder correos electrónicos o llamadas fuera de la jornada de trabajo.
Comunicación. Es necesario explicar a compañeros y supervisores cuándo estamos realizando tareas importantes con el fin de evitar interrupciones en la concentración durante la ejecución de nuestras funciones. Aprender a decir no es necesario, por lo que se aconseja rechazar aquellas funciones intrascendentes que restan tiempo a nuestra agenda, y además aportan pocos beneficios. Por otra parte, se recomienda estrechar lazos con los compañeros, comiendo juntos o en charlas que sirvan para desconectar.
Orden. Tanto en la metodología de trabajo como en el espacio. La creatividad y la concentración es mayor en un lugar ordenado y, además, la búsqueda de archivos es más rápida cuando los documentos están ordenados de manera adecuada. Invertir tiempo en conseguir este orden ayuda a aumentar la productividad en el trabajo.
Concentrarse sólo en el trabajo. Muchos trabajadores deben encargarse también de gestiones relacionadas con la oficina, como la limpieza de las instalaciones, gestiones de servicios de luz, agua, conexión telefónica e internet, organización del espacio para reuniones… Sin embargo, en los centros de negocios las empresas únicamente dedican el tiempo completo a su trabajo, siendo esta una de las mayores ventajas de estos centros.

En GSG Business Hub podrá encontrar el ambiente ideal para aumentar la productividad en la oficina, con servicios exclusivos. Nuestros centros de negocios en Madrid se encuentran en las mejores ubicaciones. Porque trabajamos para acompañar a cada cliente al éxito, no dude en formar parte de la “Clase Business” de los Centros de Negocios.