Apps contra el desorden en la oficina
A menudo, en el desarrollo diario de nuestras labores de empresa dejamos de tener la sensación de que todo está en su sitio: archivos, papeles, imágenes, notas… Algo, a medio plazo, inevitable. Si bien siempre sufriremos el eterno retorno del desorden, la tecnología poco a poco va tomando posiciones a la hora de ofrecer productos sencillos, gratuitos y al alcance de la mano para, al menos, ayudarnos a generar orden en nuestro archivo de empresa. ¿Cuáles son esas aplicaciones? En GSG Business Hub hacemos un repaso de las mejores:
KeePassDroid
Esta aplicación es la versión Android del famoso contenedor de contraseñas KeePass. Con la aplicación de Android podrás usar todas tus bases de datos de contraseñas. Nunca más tendrás que recordar esas complicadas combinaciones de letras y números, simplemente con pulsar sobre una contraseña esta se copiará al portapapeles y podrás pegarla en el formulario de registro. Para mí la mejor solución es sincronizar tus bases de datos con algún servicio en la nube, como Google Drive, para poner disponer de la versión más actual de tus contraseñas en tu smartphone.
Pushbullet
Es la herramienta perfecta para combinar el trabajo entre tu smartphone y tu ordenador. ¿Cómo funciona? Pues muy simple: te instalas la aplicación y te creas una cuenta (o login compatible con Google+ y Facebook), a continuación debes instalar el complemento en el navegador de Internet (Safari, Chrome o Firefox) de tu ordenador y ya puedes compartir información. Pero no solo archivos, sino también enlaces y notificaciones que lleguen a tu smartphone.
Trello
Se trata de un administrador de tareas. Con él puedes desde hacer listas para la compra, hasta organizar un proyecto en una gran empresa o en la asociación cultural de tu calle. Es gratuita y compatible con su portal web. Se pueden compartir las tareas y las tablas de tareas con otros usuarios para poder organizar el trabajo cómodamente. Tiene checklist, etiquetas, archivos adjuntos, fecha de finalización y la posibilidad de hacer responsable a otros miembros de la tarea a realizar. Cada tarea tiene al final un lugar donde los usuarios pueden dejar sus comentarios, por si han tenido problemas con alguna parte o para simplemente compartir algunas ideas. Si no tienes tu teléfono a mano también puedes usarlo a través de su página web.
Any.do
Esta aplicación es también un administrador de tareas, aunque con otro matiz. Puedes organizar tus tareas cronológicamente y la aplicación te avisará cuando debes hacer algo que habías planeado. Cada día por la mañana te pide que le dediques un momento a organizar tu día y te muestra las tareas que tienes pendientes por hacer. Si al final no puedes hacer alguna tarea, no pasa nada, porque la puedes dejar para otro día. También te clasifica las tareas por grupos como, por ejemplo, las personales o las de trabajo. Además, son totalmente configurables. Por supuesto, aquí también puedes invitar a gente a tus tareas e incluso hacerles responsables, si se dejan.
WunderList
Otro de los administradores de tareas es Wunderlist. En este caso la organización por temas es aún más protagonista y además cuenta con un chat para que los participantes puedan comunicarse rápidamente y poder poner en común ideas o resolver problemas rápidamente. También está disponible en su página web para poder organizarte también desde el ordenador. Además, cuenta con recordatorios, pero aquí los debes configurar para cada tarea.
Podio
Con esta aplicación además de asignar tareas podemos ver el progreso de cada individuo y de cómo lleva a cabo las tareas acordadas a lo largo de los días. Esto puede poner en peligro la fluidez de los trabajos. La aplicación Podio te permitirá organizar reuniones mucho más productivas y organizar un flujo de actividades basadas en lo que se ha acordado conjuntamente. La aplicación se puede integrar con GoToMeeting. Después de la reunión, esta aplicación te permitirá compartir las notas, las presentaciones e incluso asignar tareas para que todos los involucrados puedan seguir su progreso y el del grupo.
GoToMeeting
GoToMeeting es una aplicación que te puede ayudar a ahorrar mucho tiempo y dinero en desplazamientos innecesarios para ciertas reuniones. La aplicación te permitirá hacervideoconferencias con hasta 25 usuarios diferentes. El organizador de la reunión puede compartir documentos y asegurarse de que los participantes están siguiendo el meeting.
Expensify
Es difícil registrar los gastos y ordenar todos tus números controlando exactamente a dónde va tu dinero. En este caso, la aplicación Expensify puede ayudarte a organizar tus finanzas. Cada vez que pagues una factura podrás hacer una foto del comprobante y organizarlo todo por categorías. La herramienta trabaja como gestor de gastos, y especialmente para las empresas con sucursales y para vendedores que pasan mucho tiempo fuera de la empresa, puede resultar más que interesante. Con la aplicación, los empleados podrán escanear facturas, recibos y otros comprobantes de gastos. El programa también genera informes en PDF, exporta los datos a Excel, a Evernote y a Salesforce.
ScanBizCards
Una de nuestras últimas apps contra el desorden en la oficina es ScanBizCards.Si has estado en congresos con mucha gente, participado en ferias, conferencias de negocios u otras convenciones sabrás lo complicado que es almacenar tarjetas de visita. ¿Cómo acordarte quién es quién? Y no solo eso, encontrar el tiempo para pasar todos los contactos a tu smartphone es todavía más difícil. Y si te digo que Android tiene la solución… Con ScanBizCards podrás escanear las tarjetas (con la cámara de tu teléfono) y añadir pequeñas notas aclaratorias sobre cada contacto.
La aplicación permite capturar los datos de cada tarjeta de visita y automáticamente descargarlos a la agenda del teléfono. Además, estos datos se pueden sincronizar con servicios como Gmail, Evernote, LinkedIn y Outlook. Puede ser útil para diferentes servicios como por ejemplo para abogados.
