Obligaciones de las pymes
Las obligaciones de las pymes a la hora de cumplir con la legalidad requieren de una serie de trámites, que vienen definidos, a su vez, por obligaciones fiscales y obligaciones contables. Tanto unas como otras, son de necesario cumplimiento para poder realizar cualquier actividad económica.
¿Qué es una pyme?
Primero, antes de diferenciar entre las distintas pymes que existen, hemos de tener en cuenta que son todas aquellas empresas de tamaño pequeño o mediano. En concreto, la Ley distingue tres tipos de empresas:
- Microempresa. Son las pymes con un volumen de negocio inferior a los dos millones de euros, y con 10 trabajadores, o menos.
- Empresas pequeñas. El número de trabajadores no sobrepasa los 50, y el volumen de negocio no supera los diez millones de euros.
- Empresas medianas. En este caso los trabajadores no superan la cifra de 250, y el volumen de negocio está por debajo de los cuarenta y tres millones de euros.
Como ya anticipábamos, todas ellas, independientemente de la forma jurídica que adopten, tienen una serie de obligaciones fiscales y contables. Por tanto, ya sea en régimen de autónomo, como sociedad mercantil, sociedades profesionales, etc. todos han de tener al día los trámites pertinentes. Pero, ¿cuáles son estos trámites? A continuación veremos con más detalles dichas obligaciones fiscales y contables.
Obligaciones de las pymes: fiscal
Para poder desarrollar su actividad dentro de los parámetros establecidos por la Ley, las pymes han de cumplir con:
- Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas
- Impuesto sobre Actividades Económicas
- Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)
- Facturación
- Practicar las retenciones e ingresos a cuenta que indica la Ley
- Comunicaciones y notificaciones
- Estar dado de alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores
- Comunicación de datos al pagador: retenciones sobre rendimientos del trabajador
Todas estas obligaciones fiscales y algunas más se han de llevar a cabo de forma y en los plazos establecidos. En ocasiones, cumplir con todos estos trámites puede resultar muy engorroso. Por este motivo muchos autónomos, y pymes acuden a servicios de asesoría para pymes. Estas asesorías se encargan de aligerar la carga de trabajo de los profesionales, ayudándoles en la realización de dichos trámites.
Y no es de extrañar que la mayoría de las pymes recurran a estos servicios de profesionales, puesto que las obligaciones de éstas no acaban ahí. Además de las fiscales, también hay obligaciones contables que se han de cumplir.
Obligaciones de las pymes: contables
Tanto si sois emprendedores autónomos, habéis formado una sociedad civil, una comunidad de bienes, o una empresa de responsabilidad limitada, la Ley exige:
- Llevar el registro de los Libros Contables
- Cierres de ejercicios, en caso de empresario con responsabilidad limitada
- Obligaciones registrales: Legalización del Libro Diario, de Inventario y de Cuentas Anuales
- Depósito de Cuentas Anuales en el Registro Mercantil
- Legalización del Libro de Actas para sociedades mercantiles
Como podéis ver, los trámites son muchos y variados, y se han de cumplir todos sin excepción. No basta con llevar una buena contabilidad: además, debemos cumplir con los trámites designados para ello. Sin duda, tanto los trámites fiscales como los contables forman parte de las obligaciones de las pymes como requisito imprescindible.
Pero, además, también se ha de cumplir con la Ley de Protección de datos. En este sentido, todas las pymes han de comunicar la existencia de un fichero con la información relativa a sus clientes. En referencia a dicho fichero, se ha de contar con las medidas de protección que la Ley exige para manejar dichos datos.
Por lo tanto, si formáis parte de una pyme que tenga acceso a datos de personas físicas, debéis tener en cuenta lo que la Ley dice al respecto.
Obligaciones de protección de datos
El incumplimiento de la obligación en la protección de datos puede ser sancionado por Ley. Por este motivo, es conveniente que tengáis muy presente lo siguiente:
- Información: obtener el consentimiento de los clientes para obtener datos de carácter personal. Dichos datos deben ser los estrictamente necesarios para el desarrollo de la actividad de la empresa.
- Inscripción: notificar a la Agencia Española de Protección de Datos la existencia de un fichero con dicha información.
- Uso: el uso de los datos queda supeditado al consentimiento de la persona afectada. Sin dicho consentimiento no se puede ni hacer uso de la información, ni cederla a terceros.
- Derechos de los clientes o persona físicas: las empresas están obligadas a responder con claridad sobre los datos que poseen, frente a las peticiones de las personas involucradas.
- Sanciones: la Ley puede establecer sanciones y multas, cuya cuantía está en función de la gravedad del uso de los datos.
Para completar el manejo adecuado de dicha información, se establecen ciertas medidas de seguridad. Estas medidas están enmarcadas también dentro de las obligaciones a cumplir por las pymes. Para ello, la Ley informa de tres distintos niveles de seguridad, según los datos almacenados:
Primer Nivel: datos de carácter personal como el DNI, domicilio o información de datos bancarios
Segundo Nivel: datos sobre solvencia financiera, delitos, hábitos y gustos personales
Tercer Nivel: datos relativos a orientación sexual, salud, ideas políticas o creencias religiosas
Todas estas medidas están encaminadas a proteger el derecho a la privacidad e intimidad de las personas, recogidas en las leyes. Respetarlas, por tanto, no solo es obligatorio, sino que puede tener graves consecuencias en caso de incumplimiento.
Con todo esto las pymes, aunque tengan un volumen de negocio muy pequeño, han de responder ante la Ley. Para poder estar al día en todos estos temas, la mejor forma es asesorarse. En la mayoría de los casos, solicitar el servicio de profesionales es la mejor solución si queremos evitarnos problemas.
En GSG contamos con servicios de asesoría para pymes, con expertos y profesionales que garantizan el cumplimiento de la Ley. Así mismo, contratar estos servicios nos ahorrará mucho tiempo y evitará que caigamos en negligencias.
