Qué es una oficina virtual y por qué te interesa tener una

Qué es una oficina virtual y por qué te interesa tener una

En 1978, la empresa australiana Servcorp se dio cuenta de una cosa: los precios de los equipos informáticos estaban bajando y el concepto de ordenador personal empezaba a ser tendencia, de modo que un número ingente de profesionales y nuevos emprendedores comenzaba a trabajar desde casa. Pero habilitar su domicilio particular como sede oficial de la empresa no parecía la opción más corporativa, así que la compañía tuvo una idea: ofrecer a esos profesionales su propia oficina como sede en la que recibir notificaciones legales, peticiones de contacto, etc.

¿Qué es una oficina virtual?

Sin saberlo, Servcorp acababa de inventar la oficina virtual, un concepto que ha cobrado especial auge a principios de siglo XXI. Pero ¿qué es exactamente una oficina virtual? Se trata de un espacio que ofrece a empresas y autónomos o freelancers una serie de servicios profesionales: domicilio fiscal, sede de la compañía, domiciliación de empresas, secretaría virtual, despacho y oficina virtual, recepción y realización de llamadas, etc.

Adicionalmente, la oficina virtual también puede ofrecer  sus clientes servicios de alquiler de despachos, espacios abiertos en oficina o salas de reuniones, entre otras cosas. En otras palabras, tu empresa podrá estar trabajando desde donde desees, de forma incluso deslocalizada, pero a nivel formal tendrá su sede en dicha oficina virtual.

¿Por qué surgen las oficinas virtuales?

Las oficinas virtuales no nacen por capricho ni por moda, precisamente, sino más bien por una combinación de necesidad y conveniencia que se estructura a través de varias circunstancias:

1.- Empresas deslocalizadas. Hace décadas que las empresas empezaron a ser conscientes de que, para hacer su trabajo de manera eficiente, no es imprescindible aglutinarlo en un mismo espacio físico. Fue entonces cuando empezó a cobrar importancia la deslocalización del trabajo, en la que cada profesional no se rige por el número de horas que pasa sentado junto a su jefe, sino por sus propios objetivos profesionales, que pueden ser desempeñados desde diversos lugares.

2.- Profesiones y empresas digitales. El final del siglo XX y el principio del XXI han traído la consolidación de las empresas tecnológicas y, sobre todo, las de ámbito digital como porcentaje emergente del tejido empresarial y productivo a nivel global. Si el ámbito de actuación de una compañía es internet, su espacio de trabajo también puede serlo, con lo que el presencialismo en un mismo espacio físico ya no es imprescindible. Del mismo modo, el surgimiento y avance de diversas profesiones digitales (programación, marketing online, social media, analíttica, diseño web…) ha acabado reconfigurando los modelos de trabajo.

3.- Autónomos y freelancers. El emprendimiento siempre ha sido una pata básica del crecimiento económico a nivel mundial, pero el auge de las empresas digitales, de las startups y del modelo de Silicon Valley ha provocado que el emprendimiento –ya sea montando una empresa o con un modelo de autoempleo– no solo crezca, sino que además goce de una imagen social y profesional mucho más elevada que antes. En Estados Unidos, sin ir más lejos, 1 de cada 7 personas ya trabaja desde casa.

4.- Comodidad. No nos engañemos: cuando una persona monta una empresa no lo hace pensando en la máquina de café que va a poner junto a las mesas de trabajo, ni en la gestión del correo de la compañía, ni en la recepción de las notificaciones administrativas, precisamente. Su objetivo principal es dar forma a su idea, lanzarla al mercado, ganar posiciones en su industria y, en definitiva, construir una empresa rentable. Más allá de eso hay un sinfín de tareas que generan demasiado trabajo y pueden externalizarse, y de eso precisamente se encarga una oficina virtual.

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La evolución de las oficinas virtuales

Las oficinas virtuales nacieron con un objetivo sencillo pero efectivo, el de ofrecer a una empresa o un profesional aquellos servicios del día a día que no puede atender fácilmente: recibir correos, tramitar notificaciones, etc. Su labor, por tanto, era meramente administrativa.

Más tarde, sin embargo, el concepto evolucionó casi al de una secretaria virtual: desde este tipo de oficinas cualquier empresa podía gestionar no solo sus propios papeleos internos, sino también otras labores externas como la gestión de llamadas o la interacción con clientes y proveedores. De este modo, la oficina virtual dejaba de hacer labores netamente administrativas (domiciliación de la empresa) para pasar a formar parte del trabajo central de una compañía.

Con el tiempo, la relación de las empresas con su oficina virtual ha ido mejorando y el paquete de servicios ha ido aumentando. A medida que las empresas fueron conscientes de que su espacio físico no tenía por qué ser estanco ni inamovible, las oficinas virtuales comenzaron a ofrecer alquiler de despachos y salas de reuniones para que sus inquilinos pudiesen tener encuentros formales con clientes o proveedores. El último paso ha llegado en la última década, cuando las empresas han recurrido a las oficinas virtuales incluso para alquilar espacios de trabajo destinados a sus empleados. Como vemos, la evolución ha sido esencial: las oficinas virtuales empezaron dando servicios externos y, a día de hoy, se han convertido en el mejor aliado de muchas empresas.

Imaginemos todo esto con un ejemplo. Juan es un joven emprendedor madrileño que acaba de empezar un negocio de venta e instalación de placas solares. En las primeras etapas de su proyecto debe centrar todos sus esfuerzos en dar a conocer su modelo, de modo que, como no puede entretenerse en gestiones administrativas del día a día, decide domiciliar su compañía en una oficina virtual. Más tarde Juan se da cuenta de que, como está gran parte del día en la calle con su labor comercial, no siempre puede gestionar las llamadas de clientes y proveedores como debería. Por eso le encarga esa tarea a su oficina virtual, que ejercerá de central de llamadas, las desviará al móvil de Juan cuando este pueda atenderlas y cogerá el recado cuando no pueda. Con el tiempo, a Juan le va bien con su negocio y está empezando a tener clientes grandes, así que decide alquilar despachos y salas de reuniones para quedar con ellos. Los grandes clientes están mejorando sustancialmente su negocio, así que Juan contrata a sus primeros empleados y los pone a trabajar en los puestos fijos de la oficina virtual. Además ha encontrado al mejor experto en placas solares de España, pero vive en Barcelona y no pretende moverse de ahí. No pasa nada: la oficina virtual también tiene sede en Barcelona, así que Juan le proporciona un sitio de trabajo adecuado allí y mantiene contacto con él sin ningún problema. De hecho, todos sus empleados aprovechan las sinergias de los espacios compartidos para hacer contactos, acudir a eventos, recibir formación de todo tipo, etc. Con el tiempo, como vemos, la oficina virtual ha pasado de ser un pequeño proveedor de Juan a ser su mejor aliado en el crecimiento de su sueño emprendedor. Y todo ello sin tener que gastarse un dineral en gestiones administrativas, secretaría ni oficina propia.

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Ventajas

Ventajas y desventajas de una oficina virtual

Si estás pensando recurrir a un servicio de este tipo, te interesa conocer las ventajas y desventajas de tener una oficina virtual:

Ventajas

1.- Imagen corporativa. La idea del emprendedor que da forma a su proyecto en un garaje es romántica, qué duda cabe, pero también insuficiente. En función del proyecto empresarial que tengas, disponer de una sede social y fiscal asentada será esencial de cara a tus clientes e incluso a la Administración Pública.

2.- Ubicación. Como dice aquel gran lema del sector inmobiliario: ‘Location, location, location’. La ubicación de tu negocio, vayas o no a trabajar allí, es esencial. Y ese es precisamente el servicio que tendrás en la mayoría de oficinas virtuales, que suelen estar situadas en el centro o en núcleos de alta actividad de las grandes ciudades.

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ubicación Centro negocios GSG3.- Menos trabajo. El buen empresario es el que dedica todos sus esfuerzos a las partes nucleares de su compañía, y hay tareas que no lo son: recepción de correspondencia y documentación, gestión de llamadas, domiciliación de la sociedad, oficina postal, etc. Recurrir a una oficina virtual para este tipo de tareas aliviará, sin duda alguna, tu carga de trabajo. Además, no tendrás límites: tu oficina estará siempre abierta.

4.- Menos costes. Tener a una o varias personas contratadas para que hagan todo el trabajo antes mencionado puede resultar caro, sobre todo si su labor no forma parte esencial de tu modelo de negocio. Por eso, más pronto que tarde te darás cuenta de que externalizar dichos servicios, lejos de ser caro, acaba resultando barato para tu proyecto.

5.- Relación con clientes. Si tienes clientes importantes siempre podéis reunirnos en sus oficinas, pero habrá un momento en que las tuyas deberán ser las que acojan dichos encuentros. Y entonces  el garaje no será la mejor de las soluciones, precisamente. El alquiler de despachos y salas de reuniones servirá no solo para acoger a tus clientes, sino también para dar entidad y buena imagen a tu compañía.

Business lounge GSG business Hub6.- Trabajo dinámico y captación de talento. Si tienes empleados, el hecho de que trabajen en diversos puntos deslocalizados redundará en su bienestar profesional y personal. Además, si te encuentras al mayor experto de tu sector pero vive en otra ciudad, el domicilio dejará de ser un problema: podrás darle un espacio de trabajo desde el que contactar con él sin el menor de los problemas.

Desventajas

1.- Equipo. Si tienes un equipo diverso, tienes un reto por delante: conseguir que esté concienciado y unido pese a no compartir necesariamente un espacio físico contigo ni entre ellos. Para ello podrás recurrir a metodologías ágiles de trabajo y a tecnologías de comunicación que consigan que, pese a trabajar en remoto, estéis permanentemente unidos.

2.- Cultura. Si tu empresa tiene una cultura determinada, gestionarla desde distintos espacios también constituirá un reto. Para conseguir eso será esencial que la cultura de tu empresa no sea un papel impreso sin materialización real, sino que esté impregnada en cada cosa que hagas de cara a tu equipo.

Como ves, las ventajas de tener una oficina virtual superan en mucho a las desventajas. A menos que tengas una empresa en la que la presencia física y la gestión de todos los trabajos sea imprescindible (circunstancia que a día de hoy no aplica a casi ninguna empresa), disponer de una oficina virtual tendrá muchos más beneficios que inconvenientes.

Opciones (y precios) para tu oficina virtual

A la hora de disponer de una oficina virtual puedes optar por varios tipos de servicios que, además, son fácilmente combinables:

1.- Domiciliación. El paquete básico: tener la sede social y fiscal de tu empresa en dicha ubicación. Este servicio puedes tenerlo a partir de 39€/mes.

2.- Domiciliación y asistencia. Aparte de los servicios básicos, puedes optar por otros que te serán muy útiles en tu día a día: secretaría virtual, gestión de llamadas, recepción de material postal y de paquetería, domiciliación de sociedades, etc. El abanico de precios en este caso es amplio, pero puede oscilar entre los 70 y los 270 euros mensuales.

3.- Despachos y salas de reuniones. Si tu oficina es también el sitio que dedicas a ver a tus clientes o proveedores, podrás alquilar despachos o salas de reuniones para dar mayor entidad a tu compañía. Este precio también puede oscilar en función de tus necesidades, pero en general lo encontrarás por una variable de entre 20 y 95 euros a la hora.salas de reuniones

despacho GSG4.- Espacios de trabajo. Si tienes empleados, también podrás alojarlos ahí, ya sea en espacios de trabajo propios o compartidos. Además, podrán hacer networking, participar en eventos, recibir formación especializada, etc. En este caso dependerá de cuántos empleados tengas, pero el precio puede ir desde los 395€/mes  por empleado en espacio compartido hasta los 5.000€/mes por un despacho personalizado y compartido por tu equipo.

Tipos de oficinas virtuales

A la hora de elegir oficina virtual también puedes optar por varios tipos de centros que pueden ser similares entre ellos, pero con importantes diferencias:

1.- Centro de negocios. Por lo general, la opción más profesional para un negocio que participe en sectores estratégicos y quiera transmitir una buena imagen de marca. En un centro de negocios tendrás todos los servicios posibles de una oficina virtual y una sofisticación que quizá no te den centros más emergentes.

2.- Coworking. Un coworking puede ser una buena opción para un proyecto muy incipiente de un sector más ligero o para un profesional individual. Al tratarse de un espacio totalmente compartido, si tienes una empresa en vías de consolidarse o con un equipo creciente seguramente se te quede pequeño.

3.- Incubadora de negocios. Una incubadora puede ser útil para un proyecto empresarial en fase semilla o de ideación y que, además, ande en busca de posibles socios para construir los primeros cimientos. Si tienes un proyecto fijo en la cabeza, quizá no lo necesites.

Tu oficina virtual, en GSG Business Hub

Si eres un empresario o emprendedor, necesitas una oficina virtual y estás decidido a contar con ella, puedes recurrir a GSG Business Hub. Tendrás a tu disposición un espacio que irá mucho más allá de tu propia empresa, ya que también definirá tu imagen de cara al mercado. Nuestras oficinas virtuales contemplan servicios de domiciliación de empresas y sociedades, en Madrid, secretaría virtual, gestión y recepción de llamadas, línea telefónica independiente, gestión de trámites oficina postal y virtual y muchos más servicios añadidos.

Además, también disponemos de alquiler de despachos y oficinas, de salas de reuniones y de aulas de formación, así como servicios a emprendedores y todas nuestras ventajas exclusivas.

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